Administrasi Pembangunan

Administrasi Kantor, Surat Menyurat dan Kearsipan 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam kehidupan kita tidak lepas dari yang berhubungan administrasi apalagi  dengan yang  namanya surat (kertas) baik itu perorangan, organisasi, perusahaan atau instansi. Surat sampai sekarang ini masih tetap yang paling efektif sebagai alat komunikasi  dan belum bisa terabaikan oleh masyarakat umum dalam penyampaian maksud dan tujuannya.

Surat disamping sebagai alat komunikasi tertulis juga sebagai bahan bukti tertulis dimana surat sangat berperan dalam suatu proses administrasi baik itu dalam perusahaan maupun dalam suatu instansi. Dalam pengonsepan sampai pada pengiriman dibutuhkan prosesi kegiatan yang begitu selektif dalam mencapai tujuan untuk mencapai suatu tujuan. Oleh karena itu kriteria sebuah perusahaan /instansi yang baik adalah dilihat dari proses administrasi yang berjalan dengan baik, lancar, efektif dan efesien pula. Administrasi perkantoran adalah duta dari pada suatu instansi/ perusahaan baik dinas pemerintah maupun swasta.

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

1.2. Rumusan Masalah

Perumusan masalah merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan, sehingga penulis dapat terarah dalam membahas suatu objek masalah dalam penyelesaian dan pemahamannya. Bertitik tolak dari latar belakang diatas maka Perumusan masalah dalam makalah ini adalah : arti penting dari administrasi kantor sebagai proses pelaksanaan dari pada suatu organisasi dimana aktivitas yang mendasar adalah surat-menyurat  dan proses tata kearsipan, baik itu suatu  instansi ataupun perusahaan.

1.3. Tujuan Penulisan

Sesuai dengan latar belakang dan masalah yang telah dirumuskan diatas maka makalah ini mempunyai tujuan adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui dan memahami teori dari pada administrasi perkantoran dan tujuannya baik itu di dalam suatu organisasi atau perusahaan lainnya.
2. Untuk mengetahui dan mengenal bagaimana tata cara pembuatan dan jenis surat yang efektif dan efesien juga system lainnya dalam surat - menyurat.
3. Untuk mengetahui bagaimana salah satu prosedur dan tata laksana administrasi kantor yakni surat- menyurat dan kearsipan baik dalam suatu instansi atau perusahaan.
4. Untuk mengetahui bagaimana tingkat urgensi dari pada surat dan kearsipan didalam suatu instansi – instansi atau perusahaan.
5. Untuk mengetahui bagaimana membedakan arsip manual dan arsip elektronis.
6. Mengetahui bagaimana peran penting dari pada IT khususnya dalam sistem kearsipan dalam era masa sekarang ini.

1.4. Manfaat Penulisan

Makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca, seiring dengan tujuan diatas adapun manfaat makalah ini adalah : Untuk menambah wawasan khasanah ilmu  pengetahuan kita khususnya bagi pembaca berkenaan dengan mata kuliah administrasi pembangunan dengan pembahasan administrasi kantor dengan masalah surat-menyurat dan kearsipan .

1.5. Metode Penulisan

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data dari pada isi makalah ini adalah metode membaca, memahami dan menyimak (mempelajari) mengenai masalah atau dengan perpatokan judul pokok bahasan dari pada makalah ini.

Setelah data-data disimak dan dipelajari, maka dengan memeriksa , menggabung penggunaan bahasa  atau dari pemahaman sendiri. Dengan teknik yang dilakukan melalui media pustaka dan media situs internet yang tersedia saat sekarang ini.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Administrasi Kantor

2.1.1     Defenisi

Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu
perusahaan atau organisasi untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan. Sebelum penulis memberikan pengertian kata administrasi kantor , maka penulis akan memberikan pengertian kata administrasi itu sendiri menurut beberepa ahli yaitu:

The Liang Gie “Administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”

Sondang P.Siagian “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertetentu secara berdaya guna.”

Drs. H.A.S Moenir mengatakan, “Administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan Sumber Daya Manusia.”

Pengertian administrasi tersebut dapat luas tetapi dapat juga sempit. Dalam hal ini penulis ingin mengemukakan agar arti yang dimaksud tidak simpang siur, dan untuk lebih jelasnya akan penulis kemukakan sebagai berikut:

1.          Administrasi dalam arti sempit yang berarti ketatausahaan (clerical work)

2.          Administrasi dalam arti luas yang berarti dapat ditinjau dari tiga sudut: Sudut proses, Sudut fungsi, Sudut kepranataan.

Administrasi dalam arti sempit merupakan proses kegiatan kerjasama yang sangat bersifat pekerjaan kantor meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat dan sebagiannya, yang bersifat teknik ketatausahaan. Administrasi dalam arti luas meliputi segenap proses kerjasama untk mencapai tujuantersebut yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Tujuan yang akan dicapai serta proses kerjasama itu bermacam-
macam, demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama itu dapat dilaksanakan pada waktu dan tempat yang berlainan, semua menjadi sasaran utama daripada kerjasam atersebut yaitu tujuan yang telah ditetapkan, atau secara umum dapat disebutkan sebagai penyelenggaraan kerja dimana dalam masa modern sekarang ini administrasi merupakan kunci dalam pelaksanaan kegiatan atau alat yang paling penting dan perlu dilaksanakan.

Jadi, dapat kita simpulkan bahwa pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama.

Sedangkan mengenai administrasi kantor dapat dijelaskan bahwa ia
merupakan subsistem dari system administrasi organisasi, yang bersama-sama dengan subsistem lain membentuk bergerak menuju tujuan. Untuk lebih jelasnya penegrtian dari administrasi kantor menurut Drs. H.A.S Moenir adalah: “Administrasi kantor adalah kegiatan administrative yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya, dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segala peralatan kantor (peralatan lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi.”

2.1.2     Fungsi Administrasi Kantor

Sebelum penulis menguraikan fungsi administrasi kantor maka penulis ingin menjelaskan terlebih dahulu fungsi administrasi. Istilah untuk mengidentifikasi fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama, perbedaannya pada administrasi fungsi-fungsi itu bersifat menyeluruh dan berlaku bagi seluruh organisasi, sedangkan pada manajemen fungsinya ada 4 yaitu:

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, system, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, perancangan dan pegnembangan suatu organisai atau kelompok kerja yang membawa hal-hal tersebut kearah tujuan, penugasan tanggugn jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu yang melaksanakan tugas-tugasnya.

3. Pengarahan (Leading)

Pengarahan adalah membuat datau mendapatkan para karyawan melaksanakan apa yang diinginkan, dan harus mereka melakukan dengan melibatkan kualitas, gaya dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi, dan disiplin.

4. Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan.

2.1.3     Tujuan Administrasi Kantor

Agar suatu perusahaan atau organisasi benar-benar mencapai tujuan secara penuh maka harus memenuhi 2 (dua) syarat yaitu:

1. Organisasi itu harus efisien ; Berarti bahwa organisasi itu harus memiliki susunana yang logis sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik setara dengan hasil kerjanya, baik mengenai mutu mapun banyaknya hasil kerja itu.
2. Organisasi itu harus sehat ; Berarti bahwa organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur dimana masing-masing bidang bekerja serta pejabat yang tugas dan wewenangnya merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dapat
   menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpang siuran.

Selain itu, tujuan administrasi kantor dapat merupakan tujuan jangka
pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Tujuan jangka pendek dan jangka menengah sering disebut dengan istilah “sasaran”atau“tujuan antara” karena meruapakan bagian dari tujuan jangka panjang. Perbedaan tujuan jangka panjang dan berbagai sasaran dapat dilakukan dengan mengetahui ciri masing-masing.

Tujuan jangka panjang menurut P.Siagian memiliki cirri-ciri antara lain:

a.       Bersifat idealistic,

b.       Bentuknya relative abstrak,

c.       Kualifikasinya ialah tidak terbatas.

Sebaliknya berbagai sasaran mempunyai cirri-ciri:

1. Sifatnya praktikal,
2. Jangkauan waktunya lebih pendek
3. Bentuknya lebih konkrit
4. Hasilnya pada umumnya dapat dikuantifikasikan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan administrasi kantor itu adalah agar segala kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan dengan efisien dan efektif.

Dalam setiap kegiatan suatu kantor / organisasi sudah pasti terdapat proses administrasi. Kegiatan yang dilakukan dalam suatu kantor antara lain adalah kegiatan surat-menyurat dan pengarsipannya. Kegiatan surat menyurat sangat penting dilakukan karena surat adalah salah satu sarana komunikasi yang digunakan dalam suatu kantor. Organisasi dalam hal yang memberikan informasi dari orang atau organisasi lain. Berarti kegiatan surat-menyurat membutuhkan suatu system administrasi yang baik menangani dan mengelolahnya begitu juga dengan pengarsipan baik itu bersifat manual maupun elektronik.

2.2 Surat

2.2.1     Defenisi

Yang  dimaksud dengan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik itu atas nama pribadi maupun kedudukan dalam suatu perusahaan/ instansi yang berdasarkan maksud dan tujuan ditulisnya surat tersebut.

Surat adalah salah satu media / alat komunikasi tertulis, yang bertujuan untuk menyampaikan pesan atau bertukar pesan secara tertulis. Dengan surat diharapkan tujuan berkomunikasi dapat berhasil dengan baik, oleh karena itu harus dipenuhi prinsip-prinsip penulisan surat yaitu : Completeness (lengkap), Conciseness (ringkas), Considerations (pertimbangan) , Concreteness (konkrit) , Clarity (jelas), Courtesy (sopan), Correctness (benar)

Surat adalah : Suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain, baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi, antara lain dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, keputusan atau buah pikiran. Tujuan menulis surat adalah : Untuk memberitahukan atau menyampaikan informasi, penjelasan dan sebagainya, juga untuk menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan dan sebagainya.

Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, seseorang harus mengetahui pengetahuan dan keterampilan surat menyurat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian sehingga tujuan penulisan surat tidak tercapai.

2.2.2     Penggolongan Surat

Surat – surat yang ada di dalam masyarakat  dapat dibagi penggolongan nya yakni ; menurut wujud, Tujuan, sifat isinya, jumlah penerima, keamanan isinya, urgensi penyelesaian / pengiriman. Untuk lebih jelasnya berikut ini penjabaran penggolongan surat sebagai berikut :

3.    Surat Menurut Wujudnya Yakni ; Kartu Pos (postcard), Warkat pos, Surat bersampul, Memorandum dan nota.

4.    Surat Menurut Tujuannya ; Surat pemberitahuan, Perintah, Susulan, Permintaan / permohonan, Peringatan / teguran, Panggilan,  Pengantar,  Keputusan, Laporan,  Perjanjian, Penawaran, Pesanan dan lain-lain sebagainya baik itu surat dinas maupun surat niaga.

5.    Surat Menurut Sifat Isinya adalah ; surat dinas, surat pribadi, surat niaga, surat social, telegram, faximile dll.

6.    Surat Menurut Jumlah Penerimaannya adalah ; surat biasa, surat edaran, surat pengumuman. Dengan kata lain surat yang dikirim kepada individu, kelompok tertentu yang ketika nama-namanya sulit dituliskan.

7.    Surat Menurut Keamanan Isinya adalah ;   (1). surat dengan tanda Sangat Rahasia (SRHS atau SR) dengan metode pengiriman dibuat dengan menggunakan 3 buah amplop dengan maksud untuk menjaga kerahasian isi dari pada surat tersebut.  (2). Rahasia / konfidensial diberi tanda RHS atau R dengan metode pengiriman dengan menggunakan 2 buah amplop agar menjaga kerahasian antar kedua belah pihak agar tidak terjadi saling merugikan. (3). Surat biasa yang bukan merupakan rahasia.

8.     Surat Menurut Penyelesaian/ Pengiriman dapat diklasifikasikan yakni; sangat segera / kilat  (dalam waktu sesingkat mungkin), pengiriman segera (segera ditanggapi), dan pengiriman biasa.

9.    Surat Dinas Pos ;

Surat Biasa, yaitu surat yang dalam pengirimannya tidak harus dikirim paling dulu, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu (secepatnya).

Surat Kilat, surat ini harus ditanggapi oleh penerima paling dahulu dan kalau surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.

Surat Kilat Khusus, yaitu surat yang dikirim paling dahulu atau mendapat prioritas utama dalam pengirimannya, dan biasanya dibuatkan resinya sebagai tanda bukti pengiriman.

Surat Tercatat, yaitu surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tandatangan pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.

Surat Berharga, yaitu surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti sertifikat, akte, surat perjanjian dan lain-lain.

2.2.3     Fungsi Surat

Surat-surat yang dibuat oleh suatu kantor selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga befungsi sebagai :

à Alat bukti

à Alat pengingat

à Bukti historis

à Duta organisasi

à Pedoman

2.2.4     Bagian-bagian Surat

Berikut ini bagian-bagian surat yang lengkap yang biasanya dipakai pada suatu perusahaan / instansi adalah sebagai berikut :

1.    Kepala Surat / Kop                          8.   Kata Pendahuluan

2.    Nomor Surat                                     9.   Isi Surat

3.    Tanggal Surat                                   10. Kata Penutup

4.    Lampiran                                           11. Penanggung Jawab

5.    Pokok Surat / Hal                             12. Inisial

6.    Alamat surat                                      13. Tembusan

7.    Kata pembuka

2.2.5     Bentuk-bentuk Surat (Style Letter)

Untuk memberikan kesan yang baik, daya penarik, penyusunan letak (lay out) yang sesuai standar tertentu yang digunakan secara internasional, yang terpenting adalah bagaimana untuk memperoleh efesiensi dalam pengetikan surat adapun macam-macam bentuk surat yang sering dipakai di perusahaan/ instansi-instansi seperti; Full Bolck Style (bentuk Full), Block Style (bentuk datar), Indented Style (bentuk miring), semi block style ( setengah datar), Official Syle (bentuk resmi/Dinas), Hanging Paragrap/Indented (bentuk paragraph menggantung)  dan bentuk-bentuk surat lainnya sesuai kreatifitas dan kebutuhan tersebut. Berikut dibawah ini gambaran contoh yang menunjukkan tanda panah sebagai bentuk pembeda antara satu dengan bentuk surat lainnya ;

Full Block Style

Block Style

Indented Style

Official Style

Hanging Style

 

2.2.6     Teknik Membuat Surat

Dalam teknik membuat surat hal yang penting yang diperhatikan adalah bahasa surat, kertas surat, kebersihan/ kerapian surat, kwantitas isi surat, kwalitas isi surat agar surat tersebut tidak di dikte oleh sipembaca / penerima surat kepada hal-hal yang tidak diinginkan seperti, kesalahan pengetikan nama, gelar dan sebagainya.

2.3 Kearsipan dan Arsip

2.3.1     Defenisi

Kearsipan adalah susunan dari pada administrasi kearsipan. Jadi, adalah salah satu bagian dari ilmu administrasi lainnya misalnya bidang kepegawaian, keuangan dan perlengkapan. Dengan arti lain kearsipan merupakan suatu kegiatan dalam memproses dokumen (manajemen suatu dokumen) menjadi suatu arsip mulai dari pembuatan, penerimaan, pengklasipikasian, penyortiran, pendataan, penyimpanan, penemuan kembali sampai dengan pemusnahan.

Menurut kamus administrasi perkantoran “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana kerena mempunyai suatu keguanaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.

Arsip adalah tulisan yang dapat memberi keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan oraganisasi. Kemungkinan arsip berwujud surat – menyurat dari data-data dan berbagai macam surat-surat baik itu yang diterima ataupun dibuat sendiri dalam suatu instansi pemerintah ataupun sewasta.

Sedangkan arsip menurut fungsinya ialah, metode atau cara untuk membantu memberikan penjelasan dan keterangan kepada petugas yang harus menyelenggarakan dan menyelesaikan semua persoalan yang belum selesai. Terutama persoalan hubungan antar lembaga , departemen dan perusahaan lainnya. Dan apabila persoalan tersebut telah selesai maka fungsi arsip itu menjadi benda arsip (dokumen), dengan kata lain suatu hasil akhir dari proses persoalan yang disimpan menurut sistematikanya, yang sebelumnya telah didahului oleh proses pendokumentasian.

Menurut Basir Barthos “Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam membentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan”.

Menurut Pasal 1 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 ; Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2.3.2      Fungsi Arsip

Dalam kehidupan kebangsaan  ada dua jenis arsip yakni arsip baru dan arsip lama dimana arsip baru yang senantiasa dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan administrasi Negara seperti arsip peraturan pajak dan lampirannya dll. Sedangkan arsip lama yakni arsip yang tidak dipergunakan secara tidak langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan sehari-hari dalam administrasi Negara.

2.3.3      Tugas Arsiparis Manual dan Prosesnya

Suatu tugas yang dibebankan oleh orang lain yang bisa disertai dengan tanggung jawab. Sebaik apapun sempurnanya suatu organisasi dan administrasi dalam memanajemennya semua itu tidak bisa dilaksanakan bila manusia-manusia tidak berperan dalam kompetensinya dengan akhlak terpuji dan mulia.

Pembagian tugas yang dilakukan oleh masing – masing bagian untuk mempermudah dari pada proses administrasi tersebut, adapun pembagian dari pada tugas dari proses administrasi adalah Kepala bagian, Wakil Kepala Bagian, Agendaris, Arsiparis, Verbalis, ekspeditor, dan pengiriman surat dan ini semua saling berkaitan antara satu sama lainnya. Berikut ini uraian kerja masing-masing bagian secara praktis:

Bagian	Tugas dan Tanggung Jawab
Kepala Bagian	Menerima konsep dari pemegang kebijaksanaan, mengatur, mengawasi, memeriksa, meneliti, menyampaikan, merahasiakan dan mengendalikan tanggung jawab atas kelancaran, ketertiban dan disiplin kerja.
Wakil Kabag	Membantu Kabag bila didelegasikan, melanjarkan semua jalannya tugas bawahan, memegang rahasia dan memotivasi gairah kerja rekan-rekan dengan baik.
Juru Tik	Melaksanakan tugas pengetikan  dengan baik bersih, rapid an hindari dari kesalahan atau kekeliruan.
Agendaris	Mengagendakan surat-surat masuk, penyampaian surat kepada yang berkepentingan, merahasiakan surat-surat yang bersifat rahasia dan menghubungkan bila ada surat yang terdahulu atau jawaban surat yang diberikan misalnya ucapan terima kasih maka agendaris harus melampirkan surat yang sebelumnya yang ada kaitannya dengan surat tersebut.
Arsiparis	Memelihara dan menjaga arsip, memegang teguh rahasia, mengusahakan untuk menguasai agar dapat hapal diluar kepala dalam menyimpan arsip menurut kodenya.
Verbalis	Mencatat buku verbal secara jelas dengan maksud tujuan serta subjek surat tersebut, membubuhi cap stempel, setiap surat mempergunakan nomor verbal harus memberikan kopi arsip dengan konsepnya sebagai dokumentasi sebagai bahan historis kelak bila diperlukan.
Ekspeditor	Menyelenggaraka surat –menyurat, mengadakan pencatatan surat-menyurat yang akan disampaikan atau dikirim sesuai dengan petunjuk-petunjuk yang telah ada dengan cermat; randa bukti surat sudah sampai diterima dengan baik dan disimpan dalam satu file khusus subyeknya.
Pengiriman Surat	Memasukkan surat kedalam amplop, membubuhi cap di muka amplop, bebas bea, sifat surat dan lain sebagainya sesuai dengan maksud surat tersebut dan pengiriman surat baik melalui via pos dan lain sebagainya.

Dalam mempermudah pelaksanaan dan proses lalu – lintas  surat – menyurat untuk kelancaran dan tidak timbul kesimpangsiuran   oleh sebab itu maka perlu adanya dalam setiap kantor instansi buku panduan dan pedoman tentang kearsipan sebagai jembatan, dimana dalam setiap instansi yang mengatur bermacam – macam  bidang objek pekerjaan otomatis pengendalian arsip tidak sama sesuai dengan bagian masing-masing

2.3.4     Sistem Klasifikasi

Ada banyak sistem klasifikasi berikut ini dikemukaan 5 macam system kalasifikasi .

1. Klasifikasi menurut abjad (alphabetical classification)
2. Klasifikasi menurut nomor (numerical classification)
3. Klasifikasi menurut wilayah  (geographical classification)
4. Klasifikasi menurut perihal  (subject classification)
5. Klasifikasi menurut urutan waktu (chronological classification)

Berikut ini gambaran system  pengklasifikasian dalam surat untuk dijadikan sebagai petunjuk pencatatan arsip.

 

            Dalam pengklasifikasian surat mestinya harus digunakan sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan sebagai sistem klasifikasi yang lebih mudah digunakan untuk penyimpanan dan penemuan kembali surat.

2.3.5     Manajemen Arsip Dinamis

Presiden Panama Ricardo J. Alfaro dalam pertemuan Sosiety of American Archivist tahun 1937 menyatakan

            ”Pemerintahan tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, Ibarat dokter tanpa obat, ibarat petani tanpa benih  ibarat tukang tanpa alat, 

            Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa”

Organisasi Kearsipan :

• I C A International Council On Archives yaitu organisasi Kearsipan Tingkat Dunia Yang berdiri tahun 1948 di Paris Perancis;

• SARBICA (Sout east Asian Regional Branch of Internasional Council on Archives) yang didirikan di Manila Filipina tahun 1968;

• Di Indonesia:
1. Lembaga yang secara khusus menyelenggarakan kegiatan kearsipan yaitu ditingkat Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia ( ANRI), di tingkat Provinsi Badan Kearsipan Daerah Provinsi dan di Kabupaten/Kota Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kota.
2. Unit kerja yang memiliki fungsi melaksanakan kegiatan kearsipan yaitu Unit Kearsipan dan Unit Pengolah.

Kendala yang dihadapi :

• Pengangkatan tenaga arsiparis belum sesuai dengan dasar pendidikan yang disyaratkan
• Belum tersedianya sarana kearsipan yang memadai seperti rak arsip, boks, kertas pembungkus, label, komputer dan lain-lain
• Insentif untuk jaminan kesehatan bagi pegawai arsip belum diperoleh para pegawai
• Masih banyak Dinas/Badan/Lembaga (Dibale) Provinsi dan Kantor-kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kota di Jawa Barat yang tidak memiliki depo (gedung penyimpanan arsip) yang memenuhi standar
• Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) dalam pengelolaan arsip yang diharapkan dapat menjadi solusi dalam pengelolaan arsip, pada saat ini belum menampakan hasil yang memuaskan

Penggolongan Arsip :

a.       Arsip dapat dibedakan kedalam beberapa golongan

            tergantung dari sudut pandang meninjaunya, yaitu:

1. Penggolongan arsip menurut subyek/ masalah atau isinya
2. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya
3. Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya
4. Penggolongan arsip menurut sifat kegunaannya
5. Penggolongan arsip menurut frekuensi             penggunaannya
6. Penggolongan arsip menurut fungsinya
7. Penggolongan arsip menurut tempat penyimpanan dan pemeliharaanya
8. Penggolongan arsip menurut keasliannya
1. Penggolongan Arsip Menurut Subyek/Masalah atau Isinya
1. Umum
2. Pemerintahan
3. Politik
4. Keamanan dan ketertiban
5. Kesejahteraan
6. Perekonomian
7. Pekerjaan umum dan ketenangan
8. Pengawasan
9. Kepegawaian
10. Keuangan
2. Penggolongan Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya

1. Arsip Tekstual (Textual Record)
2. Arsip pandangan dengar
3. Arsip kartografi dan kearsitekturan
4. Arsip kemputer atau disebut arsip elektronik

4. Penggolongan Arsip Menurut Nilai Gunanya

1. Nilai guna administrasi
2. Nilai guna hukum
3. Nilai guna keuangan
4. Nilai guna untuk kebijaksanaan
5. Nilai guna untuk pelaksanaan kegiatan
6. Nilai guna sejarah
7. Nilai guna untuk penelitian

5. Penggolongan Arsip Menurut Sifat Kepentingannya
1. Arsip esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak memiliki nilai kepentingan apapun
2. Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara
3. Arsip penting yaitu yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, sejarah
4. Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen
6. Penggolongan Arsip Menurut Frekuensi Penggunaanya

1. Arsip aktif
2. Arsip pasif
3. Arsip abadi

7. Penggolongan Arsip Menurut Fungsinya
1. Arsip dinamis yang meliputi :
1. Arsip aktif
2. Arsip semi aktif
3. Arsip in aktif
2. Arsip statis

Menurut pasal 2 undang-undang nomor 7 tahun 1971

a)      Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan, peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam administrasi negara;

b)      Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara;

8. Penggolongan Arsip Menurut Tempat Penyimpanan dan Pemeliharaannya

1.  Arsip terpusat/arsip sentral, yaitu arsip yang     penyimpanan dan pemeliharaannya             dipusatkan, merupakan gabungan dari arsip    berbagai unit
2. Arsip unit/tersebar yaitu arsip yang          penyimpanan dan pemeliharaannya berada di             unit-unit organisasi

Sarana Yang Diperlukan

a.    Perangkat lunak : Pola klasifikasi

b.    Perangkat keras :

1. Arsip aktif :

a)          Sekat kecil/sekat besar

b)          Folder kecil/folder besar

c)          Filling kartu

d)          Filling cabinet

2. Arsip in aktif:

a)          Folder

b)          Sampul

c)          Box

d)          Rak/roll o’pack

Perlindungan Arsip

• Yang dimaksud dengan perlindungan arsip adalah :
1. tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman.
2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip,menjaga arsip yang dihasilkan dan yang diterima itu aman.
3. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab. (Wusanto)

• Jadi dengan perlindunagn arsip diharapkan agar arsip :
1. Tidak hilang
2. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab/orang yang tidak berhak atas arsip tersebut.
3. Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi.
4. Tidak mudah rusak, terbakar, dan lain-lain.

• Usaha untuk melindungi arsip dapat dilakukan dengan jalan: menyimpan, merawat, mengamankan dan mengawetkan arsip.

Penyebab Kerusakan

Faktor-faktor yang menyebabkan arsip itu rusak adalah faktor intern dan faktor ekstern. (Wusanto).

1. Faktor Intern
1. Kertas (agar kertas tahan lama, maka haruslah menggunakan kertas yang cukup bagus kualitasnya, yang kemudian diimbangi dengan cara penyimpanan dan perawatan arsip yang baik)
2. Tinta. Gunakan tinta yang kualitasnya cukup baik, sehingga tidak akan luntur untuk jangka lama.
3. Lem. Juga gunakan lem yang berkualitas tinggi, supaya tidak mudah mengelupas.
2.  Faktor Ekstern
1. Kelembaban udara;
2. Udara yang terlalu kering;
3. Sinar matahari;
4. Udara yang kotor;
5. Debu;
6. Jamur;
7. Rayap;
8. Ngengat

2.4 Arsip Elektronik

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronika merupakan Arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine-readable record. Dibandingkan dengan dengan Arsip konvensional (kertas), Arsip elektronik memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah :

1.    Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.

2.    Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan.

3.    Penyimpanan informasi lebih terpusat

4.    Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.

Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :

1.    Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk Arsip-arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannya menggunakan computer.

2.    Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen Arsip yang ada dan tercipta di lingkungan

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.  Sedangkan keuntungan dari arsip elektronik adalah:

• Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
• Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
• Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
• Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
• Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
• Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

 

2.4.1     Manfaat Arsip Elektronik

Berikut ini beberapa manfaat arsip elektronik disebagian besar instansi dan perusahaan untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronik dan disisi lain tetap menggunakan system arsip manual :

1.            Cepat ditemukan ; memungkinkan untuk pemanfaatan arsip atau dokumen  tanpa meninggalkan tempat kerja dan dengan mudah didapat.

2.            Pengindeksan yang fleksibel ; arsip mudah diolah  dan menghemat tenaga, waktu, biaya dibandingkan dengan sistem pengindeksan kertas arsip manual.

3.            Pencarian secara full-test ; dengan pencarian file dengan kode atau nama file pencarian arsip langsung dapat ditemukan dalam bentuk text full.

4.            Kecil kemungkinan arsip untuk hilang ; hal ini karena tidak hanya melihat monitor dan proses memprint, maka tidak jarang terjadi kesilapan seperti ketidak sengajaan mendelet atau mengkopi ketempat lain sehingga kita mempersulit pencarian. Tentunya ada pengganti file dari sebelumnya yang sudah di gandakan baik itu dari CD, USB dll.

5.            Menghemat tempat ; seperti dengan kemampuan 1 keping CD-RW mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks ± 7000 lembar  atau ± 700 lembar dalam bentuk format foto.

6.            Mengarsip secara digital ; meminimalisir resiko kerusakan data atau dokumen karena semua proses pengarsipan dilakukan dengan sifat digital.

7.            Berbagi arsip secara mudah ; karena keperluan dan berbagi dokumen kepada kolega  ataupun relasi dengan mudah diakses baik di  LAN dan juga internet.

8.            Meningkatkan keamanan ; karena mekanisme kontrol yang jelas  yang dicantumkan dalam buku pedoman secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas relatif sulit untuk mengaksesnya.

9.            Mudah dalam recovery data. (back-up data) ; dengan memback-up kedalam media penyimpanan yang compatible, bandingkan  dengan me-recovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakaratau terkena banjir pencurian dan lain sebagainya, maka pemback-upan akan  sulit dilakukan lagi.

Maka dengan  uraian diatas sebagai manfaat dari pada arsip sistem elektronik maka disini dapat diambil suatu pertimbangan hal-hal negatif adalah  sangat minim sebagai berikut :

1. Adanya peluang untuk memanipulasi data / file, menciptakan, penyimpanan, memodifikasi atau menghapus dengan segala cara.
2. Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain.
3. Seperti  dari segi sumber pemakaian sistem kearsipan ini adalah arus listrik yang sewaktu-waktu bisa mati maka digantikan dengan sistem UPS dan juga mesin genset, selanjutnya komputer yang sewaktu-waktu diserang virus, program rusak dan lain sebagainya sehingga diperlukan untuk perbaikan dan membutuhkan reset data ulang dan juga biaya – biaya pemprogram lainnya.

BAB III

P E N U T U P

3.1.  Kesimpulan

Dari uraian pembahasan diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa administrasi kantor merupakan subsistem dari system administrasi organisasi, yang bersama-sama dengan subsistem lain membentuk bergerak menuju tujuan.

“Administrasi kantor adalah kegiatan administrative yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya, dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segala peralatan kantor (peralatan lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi.”

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi yang umum dilaksanakan dalam menunjang proses kelanjaran organisasi adalah surat-menyurat dan kearsipan sebagai alat komunikasi intern maupun ekstren organisasi. Disamping itu kegiatan administrasi dalam perkantoran tentunya sangat luas tergantung dari pada organisasi atau perusahaan tersebut.

3.2.  Saran

Pada dasarnya kinerja dan peranan administrasi kantor secara umum diantaranya penangan surat–menyurat serta pengarsipan surat.
Walaupun demikian dengan ini penulis ingin meyampaikan beberapa saran :

a.         Untuk meningkatkan profesionalisme Aparatur / pelaksana administrasi kantor hendaknya memahami akan pengoperasian peralatan administrasi kantor secara digital, misalnya computer untuk ini
penulis memberikan saran agar dapat diberikan pelatihan-pelatihan kepada pegawai untuk mengoperasikannya.

b.         Dan disarankan kepada mahasiswa khususnya untuk mengenali dan memahami unsure-unsur yang terdapat dalam surat mulai dari pada pengonsepan surat hingga pengiriman secara baik dan benar, karena surat adalah merupakan wajah dari pada suatu organisasi atau perusahaan.

c.         Disarankan kepada mahasiswa khususnya jurusan administrasi Negara agar mampu mempraktikkan prosedur kearsipan yang baik dan benar.